短時間で完了！ビジネス文章の「伝わる」チェックリスト
はじめに：書いた文章、本当に「伝わって」いますか？
ビジネスシーンで文章を作成した後、「これで本当に意図が伝わるだろうか」「何か失礼な点はないだろうか」と不安を感じることはありませんか。メールや報告書など、日常的に多くの文章を作成する中で、誤解なく、正確に、そしてスムーズに相手に情報や意図を伝えることは非常に重要です。
しかし、書き終えた文章をそのまま送信・提出してしまうと、意図しない誤解を招いたり、必要な情報が抜け落ちていたり、言葉遣いが不適切であったりする可能性があります。いわゆる「推敲（すいこう）」や「校正」といった見直しの作業は、文章の質を高め、「伝わる」を確実にするために不可欠なステップです。
本記事では、忙しいビジネスパーソンでも短時間で効率的に行える、ビジネス文章を見直すための具体的なステップと、「伝わる」をチェックするための簡単なチェックリストをご紹介します。
なぜ見直しが重要なのか
文章作成において、見直しはなぜそれほど重要なのでしょうか。主な理由は以下の通りです。
- 誤解を防ぐ: 書き手は意図していても、表現によっては読み手が異なる解釈をする可能性があります。曖昧な言葉や専門用語の不適切な使用、論理の飛躍などを見つけることができます。
- 正確性を高める: 事実に基づかない記述や数字の間違い、誤字脱字といったミスを減らします。これらのミスは信頼性を損なう可能性があります。
- 意図を明確にする: 最も伝えたいこと（結論や依頼内容）が明確に伝わる構成になっているか、不要な情報で埋もれていないかを確認できます。
- 失礼を防ぐ: 敬語の使い方や表現が、相手にとって不快感を与えないか、丁寧さに欠ける点はないかを確認できます。
- 効率を高める: 読み手が一度で内容を理解できるようになるため、後からの問い合わせや説明の手間を減らし、コミュニケーション全体の効率を向上させます。
見直しは、単なる誤字脱字チェックではなく、「読み手にとって分かりやすいか」「意図が正確に伝わるか」という視点で行うコミュニケーション改善プロセスなのです。
短時間で見直すためのステップ
文章を見直す際には、いきなり細部を見るのではなく、全体から段階的に確認していくのが効率的です。ここでは、短時間で実践できる見直しステップをご紹介します。
ステップ1：まずは全体を通して読む
書き終えた文章を一度、読み手の立場になって最初から最後まで通して読んでみます。この段階では、誤字脱字などの細かい点は気にせず、以下の点に注目します。
- 文章全体の目的や結論が明確に伝わるか
- 話の流れはスムーズか、構成は論理的か
- 自分が読み手なら、知りたい情報は網羅されているか
- 全体的なトーンや雰囲気は適切か
もし、読んでいて「ん？」と引っかかったり、目的が分かりにくかったりする場合は、構成や伝え方に改善の余地があると考えられます。
ステップ2：具体的なチェックポイントに沿って確認する
全体像を把握したら、次に具体的なチェックポイントに沿って確認を進めます。以下のチェックリストを活用してください。
「伝わる」ビジネス文章チェックリスト
書いた文章が「伝わる」かどうかを確認するためのチェックリストです。上から順に確認していくことで、効率的に見直しを進めることができます。
- 目的・結論は明確か？
- この文章で最も伝えたいこと（結論、依頼、報告の要点など）は何ですか？
- それが文章の冒頭（またはそれに近い場所）に分かりやすく書かれていますか？
- 読み手はこの文章を読んで、次に何をすればよいか（返信、確認、行動など）が明確に分かりますか？
- 構成は分かりやすいか？
- 話の流れは論理的ですか？結論→根拠→具体例→結論（PREP法など）のような、読み手が理解しやすい型に沿っていますか？
- 各段落の役割は明確ですか？一つの段落に複数のテーマが混ざっていませんか？
- 見出しや箇条書きを使って、情報が整理されていますか？
- 表現は正確で具体的か？
- 曖昧な表現（例：「〜かもしれません」「多分」「おそらく」）を使っていませんか？
- 専門用語や社内でのみ通じる略語を使っている場合、説明は必要ですか？
- 指示や依頼は具体的に書かれていますか？（例：「〇〇までに」「担当：△△さん」「〜の資料を確認」など）
- 事実と推測、意見は区別されていますか？
- 言葉遣いは適切か？
- 相手への敬意を示す言葉遣いになっていますか？（役職名、敬称、謙譲語、尊敬語など）
- 二重敬語や不適切な敬語を使っていませんか？
- 必要以上に堅苦しすぎたり、逆にくだけすぎていたりしませんか？
- 誤字脱字、変換ミスはないか？
- 単語のスペルミスや漢字の変換ミスはありませんか？
- てにをは、句読点の使い方は適切ですか？
- 数字や固有名詞に間違いはありませんか？
このチェックリストを参考に、書いた文章を一つずつ確認してみてください。特に重要な文章や、普段あまりやり取りしない相手への文章では、より丁寧なチェックが必要です。
ステップ3：推敲・修正を行う
チェックリストで確認した結果、改善が必要な点があれば修正を行います。表現を具体的にしたり、構成を入れ替えたり、曖昧な部分を削除したりします。誤字脱字や言葉遣いの修正もこの段階で行います。
修正が完了したら、可能であれば再度全体を通して読み返し、「伝わる」文章になっているか最終確認をします。
より見落としを防ぐためのヒント
- 少し時間を置いてから見直す: 書き終えてすぐに読むよりも、数分でも良いので時間を置くことで、冷静に客観的な視点で見直すことができます。
- 音読してみる: 声に出して読むことで、不自然な言い回しや、読みにくい箇所に気づきやすくなります。
- 印刷して見直す: 画面で見るのと印刷物で見るのとでは、見え方が変わる場合があります。特に重要な文章では有効です。
- 重要な文章は第三者に見てもらう: 可能であれば、同僚や上司など、第三者に読んでもらうことで、自分では気づけない改善点を発見できます。
まとめ
ビジネス文章において、「伝わる」ことは最も重要な要素の一つです。そして、「伝わる」文章を作成するためには、書くことと同じくらい、あるいはそれ以上に、書いた文章を見直す「推敲・校正」のプロセスが重要になります。
今回ご紹介した「伝わる」チェックリストや見直しステップは、特別な技術は必要ありません。誰でもすぐに実践できる基本的な方法です。これらの方法を日々の文章作成に取り入れることで、あなたのビジネスコミュニケーションはより正確に、そしてスムーズになるはずです。
見直しは、文章作成の最後の仕上げであり、読み手への配慮を示す大切な行為です。ぜひ、このチェックリストを活用して、あなたの文章を「伝わる」文章へとさらに磨き上げてください。