依頼・指示を正確に伝えるビジネス文章の書き方
伝わる依頼・指示文章作成の重要性
ビジネスの現場では、日々さまざまな依頼や指示が飛び交っています。しかし、その伝え方が曖昧だったり、情報が不足していたりすると、相手に正確な意図が伝わらず、思わぬ誤解や手戻りが発生してしまうことがあります。これは、業務効率を低下させるだけでなく、社内外の関係性にも影響を及ぼす可能性があります。
「伝わる」依頼・指示の文章を作成することは、単に指示を出すという行為にとどまりません。相手が迷わず、迅速に、そして正確にタスクを遂行できるようにサポートすることであり、結果として自分自身の業務もスムーズに進めることにつながります。
本記事では、ビジネスシーンで役立つ、相手に正確に意図が伝わる依頼・指示の文章を作成するための具体的なステップと書き方をご紹介します。誰でもすぐに実践できる内容ですので、ぜひ参考にしてください。
相手に正確に伝えるためのステップ
依頼や指示の文章を作成する際には、いくつかのポイントを押さえることで、伝達ミスを防ぎ、相手の理解を深めることができます。ここでは、そのための具体的なステップを順を追って説明します。
ステップ1：目的と背景を明確に伝える
依頼や指示の「何をやってほしいか」を伝える前に、「なぜそれを依頼・指示するのか」という目的や背景を伝えることが重要です。目的や背景を共有することで、相手は指示の意図をより深く理解し、自律的に判断して対応できるようになります。
NG例:
この資料をコピーしておいてください。
OK例:
明日の会議で参加者に配布するため、この資料を〇部コピーしていただけますでしょうか。
目的（配布）と背景（明日の会議）を伝えることで、相手は単にコピーするだけでなく、配布資料として適切に準備する必要があると理解できます。
ステップ2：依頼・指示内容と方法を具体的に示す
依頼や指示の核心となる部分です。「何を」行ってほしいのか、そして可能であれば「どのように」進めてほしいのかを具体的に記述します。抽象的な表現や、「いつものやり方で」といった省略は避け、誰もが同じ理解に至るような言葉を選びます。
NG例:
あの件、よろしくね。
OK例:
来週の顧客訪問に向けて、製品Aの最新カタログを5部準備していただけますでしょうか。
具体的なタスク（製品Aの最新カタログを5部準備）が明確になり、相手は迷うことなく作業に取り掛かれます。
ステップ3：期日と担当者を明確にする
いつまでに何が必要なのか、そして誰がそのタスクを担当するのかを明記することは、タスク管理において不可欠です。期日は具体的な日付や時間を指定し、担当者は氏名や部署名を明確に記載します。
NG例:
資料作成、早めにやってくれる？ 〇〇さんにお願いね。
OK例:
〇〇さんへ 〇〇プロジェクトに関するレポート作成をお願いできますでしょうか。 期日: 〇月〇日（X）の終業時間まで 担当者: 〇〇さん お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。
「早めに」ではなく具体的な期日を示すことで、相手は計画的に作業を進めることができます。担当者を明確にすることで、誰が何をすべきか混乱を防ぎます。
ステップ4：必要な情報や条件を提示する
タスクを遂行するために必要な情報（例：参照すべき資料、連絡先、アクセス権）や、満たすべき条件（例：フォーマット、文字数、特定のルール）があれば、漏れなく伝えます。これにより、相手が情報を探したり、前提条件を確認したりする手間を省き、スムーズに作業を進められます。
NG例:
レポート作成、よろしく。データは適当に集めて。
OK例:
レポート作成にあたり、過去3年間の売上データ（社内共有フォルダの「売上データ_20XX-20XX.xlsx」）をご参照ください。 また、レポートのフォーマットは添付ファイルのテンプレートをご使用いただけますと幸いです。
必要な情報源や従うべきフォーマットを具体的に示すことで、相手は迷いなく作業を進め、完成物の質を均一に保つことができます。
ステップ5：確認・質問の機会を設ける
文章での依頼や指示だけでは、意図が完全に伝わらない可能性もあります。そのため、相手が内容について確認したり、不明点を質問したりできる機会を設けることが大切です。「ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください」といった一文を添えるだけでも、相手は安心して質問できます。
例:
本件についてご不明な点や、何か懸念事項がございましたら、いつでもご連絡ください。
ステEP6：丁寧な言葉遣いを心がける
ビジネス文章では、内容だけでなく言葉遣いも重要です。一方的な命令形ではなく、「〜していただけますでしょうか」「〜をお願いいたします」といった依頼形や、「〜にご協力ください」といった協力をお願いする形など、相手への配慮を示す丁寧な言葉遣いを心がけます。これにより、円滑な人間関係を維持し、協力的な姿勢を引き出すことができます。
NG例:
これ、今日中にやれ。
OK例:
大変恐縮ですが、こちらの書類を本日中にご提出いただけますでしょうか。
相手への敬意を示すことで、依頼や指示がよりスムーズに受け入れられやすくなります。
実践！明日から使えるチェックリスト
「伝わる」依頼・指示の文章を作成するために、以下のチェックリストを活用してみてください。
- 依頼・指示の目的と背景は明確に伝えられていますか？
- 具体的に「何を」「どのように」行ってほしいか記述されていますか？
- 期日と担当者は明確ですか？
- タスクに必要な情報や条件は提示されていますか？
- 相手が確認・質問できる機会が示されていますか？
- 丁寧な言葉遣いが使用されていますか？
これらのポイントを確認しながら文章を作成することで、あなたの依頼や指示はより正確に、そしてスムーズに相手に伝わるようになるでしょう。小さな意識の変化が、日々のコミュニケーションと業務効率の向上につながります。