短い時間で要点を押さえる：会議議事録作成のステップバイステップ
はじめに
会議の議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって日常的な業務の一つです。会議で決定されたこと、確認されたこと、そして次に誰が何をすべきかを正確に記録し、関係者と共有することは、プロジェクトを円滑に進める上で非常に重要です。しかし、会議の内容をすべて記録しようとすると時間がかかりすぎたり、逆にどこが重要なのか分かりにくい議事録になってしまったりする、という課題を感じている方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、会議議事録を短い時間で作成しながら、要点を正確に伝えるための実践的なステップをご紹介します。これらのステップを実践することで、議事録作成の効率を高め、会議の成果をより確実に共有できるようになります。
会議議事録作成の目的を再確認する
効果的な議事録を作成するためには、まずその目的を明確に理解することが大切です。議事録の主な目的は以下の通りです。
- 決定事項の記録: 会議で合意された内容、決定された方針や事項を明確に残します。
- ネクストアクションの特定: 会議後に関係者が行うべき具体的な行動、担当者、期限を記録します。
- 情報共有: 会議に参加できなかった人や、後から内容を確認したい人が、要点を把握できるようにします。
- 議論の経過の追跡: なぜその決定に至ったのか、どのような議論があったのかを振り返る材料とします。
これらの目的を踏まえると、議事録は「会議のすべてを逐語的に記録するもの」ではなく、「会議の成果と今後必要な行動を伝えるためのツール」であることが分かります。この点を意識することが、要点を押さえた議事録作成の第一歩です。
短時間で要点を押さえる議事録作成ステップ
ここでは、短い時間で「伝わる」議事録を作成するための具体的なステップをご紹介します。
ステップ1：会議前の準備を万全にする
議事録作成は、会議が始まる前から始まっています。事前の準備をしっかり行うことで、会議中の記録と会議後の整理が格段に楽になります。
- 会議の目的とアジェンダを確認する: 何を話し合い、何を決定することが目的なのかを把握します。これにより、会議中に何を記録すべきか、その重要度を判断しやすくなります。
- 参加者を確認する: 誰が会議に参加するのかを把握しておきます。発言者を特定する際に役立ちます。
- 議事録のテンプレートを用意する: あらかじめ必要な項目（会議名、日時、場所、参加者、議題、決定事項、確認事項、ネクストアクション、特記事項など）を設定したテンプレートを作成しておくと、記録漏れを防ぎ、効率的に整理できます。
**【会議議事録テンプレート例】**
**会議名:** [会議名]
**日時:** [YYYY年MM月DD日 HH:MM〜HH:MM]
**場所:** [会議室名/オンライン会議URL]
**参加者:** [参加者氏名 リスト]
**欠席者:** [欠席者氏名 リスト]
**議事録作成者:** [あなたの氏名]
**議題1:** [議題名]
* 議論内容サマリー: [簡潔にまとめる]
* **決定事項:**
* [決定された内容を箇条書きで明確に記述]
* 確認事項:
* [確認された内容を箇条書きで記述]
* 懸案事項:
* [次回以降に持ち越しとなった課題や検討事項]
**議題2:** [議題名]
* ...（上記同様の構成で記載）
**ネクストアクション:**
* [アクション内容] / 担当者: [氏名] / 期限: [YYYY/MM/DD]
* [アクション内容] / 担当者: [氏名] / 期限: [YYYY/MM/DD]
**特記事項:**
* [その他、共有すべき情報など]
このようなテンプレートがあると、会議中に記録すべき情報の枠組みが明確になります。
ステップ2：会議中の記録は「要点」と「決定事項」を中心に
会議中は、すべての発言を一字一句記録する必要はありません。重要なのは、会議の成果である「決定事項」と、そこに至るまでの「主な議論の要点」を押さえることです。
- 聞くべきポイントを絞る: 会議の目的とアジェンダを意識し、「何が決定されたか」「誰が何をすることになったか」という点に集中して聞きます。
- キーワードと結論をメモする: 発言全体ではなく、結論や重要なキーワード、具体的な数値、固有名詞などを中心にメモします。難しいと感じる場合は、まず箇条書きで走り書きするだけでも構いません。
- 決定事項とネクストアクションは特に明確に: 「〜を決定します」「〜さんは〜をいつまでに実施してください」といった、決定や指示に関する発言は必ず記録します。可能であれば、その場で担当者や期限をメモしておきましょう。
- 必要に応じて録音を活用する: 後からの確認のために、関係者の同意を得た上でICレコーダーや会議ツールの録音機能を活用することも有効です。ただし、録音に頼りすぎると、会議中に内容を理解して整理する力が養われにくくなるため、あくまで補助ツールとして利用することをお勧めします。
- 懸案事項や宿題も記録する: その場で結論が出なかった課題や、次回の会議に持ち越された事項も記録しておくと、議論の流れを追跡しやすくなります。
ステップ3：会議後すみやかに整理・清書する
会議でとったメモは、記憶が新しいうちに整理・清書することが重要です。会議から時間が経つと、メモの内容を思い出したり、文脈を理解したりするのが難しくなります。
- できるだけ早く清書にとりかかる: 会議終了後、時間を置かずにメモを整理し、テンプレートに内容を書き込みます。
- テンプレートの項目に沿って記述する: ステップ1で用意したテンプレートの各項目に、メモした内容を当てはめていきます。
- 要点を明確にする工夫:
- 箇条書きを活用する: 決定事項やネクストアクションは箇条書きで記述すると、非常に見やすくなります。
- 太字や下線で強調する: 特に重要な決定事項や担当者、期限などは太字などで強調すると、読者がぱっと見て理解しやすくなります。
- 客観的な事実を記述する: 誰が何を言ったか、ではなく、「〜が決定された」「〜という結論に至った」のように、客観的な事実として記述することを心がけます。
- 専門用語には補足を入れる（必要に応じて）: 関係者以外も読む可能性がある場合は、会議特有の略語や専門用語に簡単な補足を入れると親切です。
- 曖昧な点をクリアにする: メモを見て分からない点があれば、その場で関係者に確認を取ります。
- 最終チェック: 清書した議事録を、目的（決定事項、ネクストアクションが明確か）に照らし合わせて読み返します。誤字脱字がないか、情報が漏れていないかなども確認します。
**【清書・要点整理の例】**
**決定事項:**
* 新商品「XYZ」の発売日を**YYYY年MM月DD日**に決定。
* プロモーション予算として、**合計500万円**を確保することを承認。
**ネクストアクション:**
* 商品詳細ページの作成 / 担当者: **〇〇部 △△** / 期限: **YYYY/MM/DD**
* プレスリリース作成と配信手続き / 担当者: **広報部 □□** / 期限: **YYYY/MM/DD**
**確認事項:**
* 発売日の延期リスクについて、△△より報告があった。現時点での懸念事項はないことを確認。
このように、決定事項やアクション、担当者、期限を明確に、かつ視覚的に分かりやすく記述することで、「伝わる」議事録になります。
まとめ：議事録作成はスキルアップのチャンス
会議議事録作成は、単なる記録作業ではなく、情報を整理し、要点を抽出し、分かりやすく伝えるという、ビジネスパーソンにとって非常に重要なスキルを磨く機会です。
今回ご紹介したステップ（事前準備・要点記録・迅速な整理）を意識して実践することで、議事録作成にかかる時間を短縮しながら、会議の成果をより正確に、効率的に共有できるようになります。
完璧を目指す必要はありません。まずは「決定事項」と「ネクストアクション」を確実に押さえることから始めてみてください。実践を重ねることで、あなたの議事録はもっと「伝わる」ものになっていくでしょう。