短時間で伝わる文章構成の3ステップ
ビジネスシーンでは、日々の業務でメールや報告書など、様々な文章を作成する機会があります。しかし、「書き始めるのに時間がかかる」「長文になってしまい、結局何が言いたいのか伝わらない」「相手に誤解されてしまう」といった悩みを抱えている方も少なくありません。
これらの課題は、多くの場合、文章の「構成」が不明確なまま書き始めてしまうことに起因します。構成とは、文章全体の骨組みであり、情報の並べ方や段落ごとの役割を定めるものです。構成を意識することで、書き手はスムーズに執筆でき、読み手は内容を短時間で正確に理解できるようになります。
この記事では、誰でもすぐに実践できる、伝わる文章構成を作成するための3つのステップをご紹介します。このステップを習慣にすることで、文章作成の効率を高め、あなたの意図を正確に伝えることができるようになります。
ステップ1: 文章全体の「結論」と「目的」を明確にする
伝わる文章を作成するための最初のステップは、最も伝えたい「結論」と、その文章を作成する「目的」を明確にすることです。これは、家を建てる際に設計図を作るのと同じくらい重要な作業です。
文章を作成する前に、以下の点を自問してみてください。
- この文章で最も伝えたいことは何ですか？ (結論)
- この文章を読む相手に、最終的にどうしてほしいですか？ (目的/ネクストアクション)
- なぜ、この文章を作成する必要があるのですか？ (背景)
例えば、上司に新しい企画を提案するメールであれば、「新しい企画Aを実施したい」が結論、「企画Aの実施について承認を得る」が目的となります。この結論と目的がブレてしまうと、文章全体が曖昧になり、読み手は何を求めているのか理解できません。
実践のヒント:
- 文章を書き始める前に、箇条書きで良いので、結論と目的をメモしておきましょう。
- 件名や冒頭部分で、結論や文章の目的を簡潔に示すことを意識しましょう。これにより、読み手はすぐに文章の全体像を把握できます。
ステップ2: 文章全体の流れ（構成）を決める
結論と目的が明確になったら、次に、その結論に至るまでの情報の提示順序、つまり文章全体の「流れ」を決めます。情報の並べ方にはいくつかの型がありますが、ビジネス文章では「結論から書く」構成が非常に効果的です。
一般的な、伝わる文章の流れは以下のようになります。
- 結論: 最も伝えたいこと、文章の要約
- 根拠/理由: なぜその結論に至ったのか、それを裏付けるデータや事実
- 詳細: 根拠を補足する具体的な情報、背景、方法など
- まとめ/依頼: 文章全体の締めくくり、相手への具体的な依頼や提案
この流れは、PREP法（Point, Reason, Example, Point）などのフレームワークの考え方にも通じます。難しく考える必要はありません。「まず結論を伝え、次にその理由や根拠を説明し、必要なら詳細や具体例を加え、最後に締めくくりやお願いをする」というシンプルな流れを意識するだけで、論理的で分かりやすい文章になります。
実践のヒント:
- 結論、根拠、詳細、まとめ/依頼といった要素ごとに、伝えたい内容を箇条書きでリストアップしてみましょう。
- それぞれの要素をどのような順序で提示するのが、読み手にとって最も理解しやすいか考えてみましょう。時系列、重要度、原因と結果など、情報の性質に合わせて流れを調整します。
ステップ3: 各段落の役割と内容を具体化する
文章全体の流れが決まったら、いよいよ具体的な文章を作成する段階ですが、その前に「各段落で何を伝えるか」を具体的に決めましょう。一つの長い文章を書き続けるのではなく、段落ごとに役割を持たせることで、文章は格段に読みやすくなります。
伝わる文章を作成するための段落作りのポイントは以下の通りです。
- 一段落一テーマ: 一つの段落では、一つのテーマや主要な考えに絞って記述します。複数のテーマをごちゃ混ぜにしないようにしましょう。
- 段落の冒頭で内容を示す: 各段落の最初の文で、その段落で何について述べるのかを示す（トピックセンテンス）と、読み手はその段落の内容を予測しやすくなります。
- 接続詞を効果的に使う: 段落間や文と文の間を繋ぐ接続詞（例えば「したがって」「しかし」「さらに」など）を適切に使うことで、情報の関係性や論理的な繋がりが明確になり、スムーズに読み進めることができます。
実践のヒント:
- ステップ2で作成した箇条書きの要素を、さらに細かい内容に分解し、どの内容を一つの段落にまとめるか考えてみましょう。
- 各段落の最初の文を考える際に、「この段落では〇〇について説明します」という意識を持つようにしましょう。
- 書き終えた後に、各段落の最初の一文だけを読んでみて、文章全体の流れがスムーズか確認してみましょう。
まとめ
「伝わる」文章を作成することは、決して特別な才能が必要なことではありません。ご紹介した3つのステップ、すなわち「結論と目的の明確化」「文章全体の流れの決定」「各段落の具体化」は、誰でもすぐに実践できる基本的な考え方です。
これらのステップを踏むことで、書きたいことが整理され、無駄な記述を省くことができます。結果として、文章作成にかかる時間を短縮し、かつ読み手があなたの意図を正確に、そして迅速に理解できる文章を作成することが可能になります。
日々の業務で文章を作成する際に、少し立ち止まって「何のためにこの文章を書くのか」「最も伝えたいことは何か」「どのように情報を並べれば伝わるか」と考えてみる習慣をつけてみてはいかがでしょうか。この小さな意識の変化が、あなたの文章作成スキルを大きく向上させるはずです。