【例文あり】難しい内容も分かりやすく伝える説明文作成ステップ
日々の業務で、専門的な内容や複雑な情報を同僚、他部署、顧客など、必ずしも同じ知識レベルではない相手に伝えなければならない場面は多くあります。一生懸命説明したつもりでも、「よく分からない」「結局どうすればいいの」といった反応を受けてしまい、意図が正確に伝わらないことに課題を感じている方もいらっしゃるかもしれません。
複雑な内容を分かりやすく伝えることは、ビジネスコミュニケーションの効率を高め、誤解を防ぎ、円滑な協力を得るために非常に重要です。しかし、「どうすれば伝わる文章になるのか」と悩んでしまうこともあるでしょう。
この課題を解決するために、難しい内容を誰にでも「伝わる」文章にするための具体的なステップをご紹介します。これらのステップを実践することで、あなたの説明がより明確になり、相手の理解度を高めることができるでしょう。
ステップ1：伝えたい「核」と「相手」を明確にする
難しい内容を分かりやすく伝えるための最初のステップは、「最も伝えたいこと（結論や要点）」と「誰に伝えるのか（相手の知識レベルや関心）」を徹底的に明確にすることです。
- 伝えたい「核」の特定: 文章の目的は何でしょうか。相手に何かを理解してもらいたいのか、それとも特定の行動を促したいのか。そのために、必ず押さえてほしい最も重要なポイントは何でしょうか。これを一つ、または少数に絞り込みます。
- 「相手」の理解: 相手はその内容についてどれくらいの知識を持っていますか。専門用語は通じるでしょうか。何に関心がありますか。相手の立場や背景を考慮することで、どのレベルで、どのような言葉で説明すべきかが見えてきます。
例えば、新しいシステムの導入について、IT部門のエンジニアと、そのシステムを利用する営業部門の社員に説明する場合では、伝えるべき「核」は同じでも、説明の仕方や使う言葉は大きく変わります。
【実践ポイント】 文章を書き始める前に、以下の2点を自問自答してみてください。 1. この文章で、相手に「これだけは絶対に分かってほしい・覚えておいてほしい」というポイントは何だろうか？ 2. この内容について、相手はどれくらいの知識を持っているだろうか？どんなことに疑問を感じそうだろうか？
ステップ2：専門用語・カタカナ語を「平易な言葉」に置き換える
難しい内容が伝わらない最大の原因の一つは、専門用語や業界特有のカタカナ語をそのまま使用してしまうことです。相手がこれらの言葉を知らない場合、そこで思考が止まってしまい、その先の情報が頭に入ってきません。
【実践ポイント】 専門用語やカタカナ語が出てきたら、立ち止まって以下のどちらかの対応を検討します。 * より一般的な言葉に言い換える: その専門用語が指す具体的な内容を、分かりやすい日常的な言葉で説明します。 * 簡単な補足説明を加える: どうしても専門用語を使う必要がある場合は、（ ）書きなどで簡単な定義や例を示します。
【例文】 * 変更前: 「今回のアジェンダでは、KGI達成に向けたボトルネックの特定と、そのソリューションについてブレインストーミングを行います。」 * 変更後: 「今回の議題は、最終目標達成の妨げになっている問題を見つけ、その解決策について自由にアイデアを出し合うことです。」
このように、難解な言葉を平易な言葉に置き換えるだけで、文章の理解度は格段に向上します。相手によっては、具体的な例を挙げることも有効です。
ステップ3：抽象的な概念を「具体的な例え」で説明する
複雑な仕組みや抽象的な概念は、言葉だけで説明されてもイメージしにくいことがあります。このような場合に有効なのが、相手にとって身近なものや経験に例えて説明する方法です。
【実践ポイント】 説明したい内容と、相手が理解しやすい別の事柄との間に共通点を見つけ、例え話として提示します。
【例文】 * 説明したい内容: 「このシステムは、ユーザーの操作ログを収集し、機械学習アルゴリズムで分析することで、不正アクセスの可能性を検知します。」（ITシステムに詳しくない人向け） * 例え話を使った説明: 「このシステムは、探偵が容疑者の行動記録（操作ログ）を集めて、過去の犯罪パターン（機械学習アルゴリズム）と照らし合わせることで、怪しい動き（不正アクセスの可能性）を素早く見つけ出すようなものです。」
比喩や例え話は、難しい内容を直感的に理解する手助けとなります。ただし、あまりに突飛な例えはかえって混乱を招くため、相手がイメージしやすい、適切な例を選ぶことが大切です。
ステップ4：情報の構造を整理し「流れ」を作る
難しい内容は、往々にして情報量が多く、論理的な繋がりが見えにくいことがあります。読者が迷子にならないよう、情報の構造を整理し、スムーズな読解を促すための「流れ」を作る必要があります。
【実践ポイント】 * 結論・要点を先に提示する: まず「何について」「結局どうなのか」を明確に示し、その後に詳細を説明します（PREP法やSDS法といった構成法も参考になりますが、まずは「結論や最も伝えたいことを最初に書く」ことを意識するだけでも効果的です）。 * 段階的に説明する: 一度に多くの情報を詰め込まず、理解しやすい部分から順に、段階を追って説明します。 * 接続詞を適切に使う: 「なぜなら」「したがって」「一方で」「たとえば」などの接続詞を使って、情報の関係性（理由、結論、対比、例示など）を明確にします。これにより、文章の論理的な流れが分かりやすくなります。 * 箇条書きや図解を検討する: 複雑なリストや手順、相関関係などを説明する場合、文章だけでなく箇条書きや図解を用いることで、視覚的に情報を整理し、理解を助けることができます。
【例文】 * 変更前: 「この機能は、〜という目的で開発され、xxのアルゴリズムを採用しており、設定は〜の通りで、特にyyの点で優れていますが、注意点としてzzがあります。」（情報が羅列されている） * 変更後: 「この機能の最も重要な点は、〇〇の効率を△△向上させることです。（結論） なぜなら、従来の方式と比較して、〜という問題を解決できるためです。（理由） 具体的には、xxの仕組みを採用しており、これによりyyといった利点が得られます。（詳細・メリット） 【注意点】 ただし、ご使用にあたってはzzの点にご留意ください。」（結論→理由→詳細→注意点という流れ）
このように、情報の提示順序を工夫し、接続詞などで関係性を示すことで、読者はスムーズに内容を追うことができます。
まとめ：実践が「伝わる」文章への近道
難しい内容を分かりやすく伝える文章を作成することは、一朝一夕にできることではないかもしれません。しかし、「伝えたい核と相手を明確にする」「専門用語を言い換える」「具体的な例えを使う」「情報の流れを整理する」というこれらのステップを意識し、繰り返し実践することで、あなたの文章は確実に「伝わる」ものへと変化していきます。
まずは、あなたが普段作成しているメールや報告書の中で、一つだけ「難しいな」と感じている部分を選び、今回ご紹介したステップを試してみてください。小さな改善の積み重ねが、大きな成果に繋がるはずです。
「伝わる」文章作成は、相手への配慮から始まります。読む人の立場に立ち、「どうすれば最もスムーズに理解してもらえるだろうか」と考えながら文章を作成することを心がけましょう。