かんたん伝わる文章術

短時間で要点を伝える：ビジネス文章を簡潔にする3ステップ

ビジネスの現場では、日々多くの文章を作成し、やり取りしています。メール、報告書、企画書など、その種類は多岐にわたります。これらの文章が「伝わる」ものであることは、業務を円滑に進める上で非常に重要です。しかし、「なかなか文章がまとまらない」「長文になってしまい、結局何が言いたいのか伝わらない」といった課題をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

時間が限られている現代のビジネス環境において、簡潔で要点が明確な文章は、相手の理解を助け、コミュニケーションの速度を上げるために不可欠です。冗長な文章は読み手の負担となり、重要な情報を見落とさせる原因にもなりかねません。

この記事では、ビジネス文章を簡潔にし、短時間で要点を伝えるための実践的な3つのステップをご紹介します。これらのステップを意識することで、あなたの文章はより伝わりやすく、効率的なものになるでしょう。

ステップ1：文章の目的と読み手を明確にする

文章を作成する前に、必ず「なぜこの文章を書くのか（目的）」と「誰に向けて書くのか（読み手）」を明確に定義してください。これが、文章の骨子となり、含めるべき情報と削ぎ落とすべき情報を見分ける基準となります。

• 目的の明確化:

  • 何を伝えたいのか？
  • 読み手にどうしてほしいのか？（承認、情報提供、行動喚起など） 目的が曖昧だと、様々な情報を詰め込みたくなり、結果として焦点がぼやけた長い文章になりがちです。「この文章のゴールは何だろう？」と自問してみてください。

• 読み手の明確化:

  • 読み手はどのような立場の人か？（上司、部下、他部署、顧客など）
  • 読み手は件名についてどの程度の予備知識を持っているか？
  • 読み手は何を知りたいか？ 読み手の状況や知識レベルによって、伝えるべき情報量や言葉遣いは変わります。専門用語の補足が必要か、背景説明はどの程度必要かなどを判断します。

実践のヒント: 書き始める前に、箇条書きで良いので「目的：〜」「読み手：〜」とメモを作成する習慣をつけると良いでしょう。

例文による比較：

• 目的・読み手が不明確な状態（長くなりがち）： 「先日の会議での議題に関連しまして、改めて弊社のプロジェクトにおける〇〇の状況についてご報告いたします。現在進めている△△の部分につきましては、当初計画していたスケジュールから若干の遅れが生じており、その要因として考えられるのが、先日ご相談させていただいた外部委託先からの納品遅延です。この点については引き続き交渉中ですが、もし状況が改善されない場合は、全体の納期に影響が出る可能性も否定できません。つきましては、今後の進め方について、一度皆様と情報共有の場を設けられればと考えております。つきましては、来週中に短時間でも結構ですので、打ち合わせの時間をいただけないでしょうか。」

• 目的・読み手を明確にした後（簡潔になる）： 「〇〇プロジェクト、△△部分の納期遅延についてご報告とご相談です。外部委託先の納品遅延により、現時点で〇日程度の遅れが生じております。このままでは全体納期に影響が出る懸念がございます。今後の対応を協議したいため、来週、打ち合わせの時間をいただけないでしょうか。」

ステップ2：情報を整理し、不要な部分を削ぎ落とす

目的と読み手が明確になったら、次に伝えるべき情報をリストアップし、その中から本当に必要な情報だけを選び出します。

• 情報の取捨選択:

  • ステップ1で定めた目的に貢献する情報か？
  • 読み手が知る必要がある情報か？
  • 結論を補強する事実やデータか？ これらの基準に当てはまらない情報は、思い切って削除するか、補足資料として添付に回すことを検討します。冗長な導入、繰り返し同じ内容を述べる部分、個人的な感想や余談などは、伝達のノイズとなることが多いため注意が必要です。

• 構造化: 情報を整理したら、伝えたい順序に並べ替えます。ビジネス文章では、結論や最も重要な情報を先に伝える構成（例：結論→理由→具体例→結論）が推奨されることが多いですが、状況に応じて時系列順や重要度順など、読み手が理解しやすい構成を選択してください。情報を論理的に並べることで、文章全体の流れがスムーズになります。

実践のヒント: 書き終えた後、一度声に出して読んでみると、不自然な繰り返しや余計な部分に気づきやすくなります。「この一文がなくても意味は通じるか？」と問いかけながら推敲することも有効です。

例文による比較：

• 情報が整理されていない状態： 「先日は〇〇会議お疲れ様でした。会議で議論された件で、いくつか気になった点と、それに関する当社の状況についてお伝えします。まず、△△の件ですが、これは以前から懸念していた事項であり、担当の◇◇も苦労しておりました。具体的には、Aという問題とBという問題が発生しており、これらが遅延の主要因です。特にBについては、想定外の事態であり、現在その対応に追われています。このような状況を踏まえ、今後の見通しについて考えた場合、正直楽観視できない状況です。しかし、我々としては最大限の努力を続けていく所存です。」

• 情報を整理し、不要な部分を削ぎ落とした後： 「〇〇会議に関する△△の件でご報告です。現在、AおよびBという問題が発生しており、△△の進捗に遅延が生じております。特にBは想定外の事態でした。今後の見通しは厳しい状況ですが、対応を進めてまいります。」 （「お疲れ様でした」「いくつか気になった点」「担当者名」「以前から懸念」「苦労しておりました」「楽観視できない状況」「最大限の努力」など、伝達内容の核に関わらない部分を削減・簡潔化）

ステップ3：表現を研ぎ澄ます

最後に、文章の表現を磨き上げます。同じ内容でも、どのような言葉を選び、どのように組み合わせるかで、伝わりやすさは大きく変わります。

• 一文を短くする: 長い一文は主語と述語の関係が分かりにくくなりがちです。接続詞を多用したり、多くの情報を詰め込んだりせず、伝えたい内容ごとに文を区切ることを意識してください。

• 具体的な言葉を選ぶ: 抽象的な表現（例：「様々な」「多角的」「効果的」）よりも、具体的な事実や数値（例：「3種類」「異なる部署の視点から」「売上が15%向上」）を用いることで、読み手は状況を正確に把握できます。

• 修飾語を減らす: 必要以上に多い形容詞や副詞は、文章を分かりにくくすることがあります。本当に伝えたいメッセージを明確にするために、装飾的な言葉は控えめにします。

• 曖昧な表現を避ける: 「〜かもしれません」「〜ではないかと思われます」といった曖昧な表現は、読み手に不確実さを与えます。事実や推測の区別を明確にし、断定できることは断定的に伝えます。

実践のヒント: 文章を作成した後、主語と述語の関係がおかしくないか、一文に複数の意味が詰め込まれていないかを確認しましょう。難しい言葉や回りくどい言い方をしていないか、平易な言葉に置き換えられないかを検討します。

例文による比較：

• 表現が冗長・曖昧な状態： 「先般ご依頼いただきました件につきまして、現在、社内にて鋭意検討を進めているところでございまして、その結果によっては、おそらく〇〇のような方向性で進めることが適切であるのではないか、という見込みでございます。」

• 表現を研ぎ澄ました後： 「ご依頼いただいた件、社内で検討中です。検討の結果、〇〇の方向性で進める見込みです。」 （「先般」「鋭意検討を進めているところでございまして」「その結果によっては」「おそらく」「〜のではないか、という見込みでございます」など、冗長・曖昧な表現を削減・修正）

まとめ

ビジネス文章を簡潔に、そして要点を確実に伝えるためには、以下の3つのステップが有効です。

1. 目的と読み手を明確にする: 何のために、誰に書くのかを定めることで、必要な情報が絞られます。
2. 情報を整理し、不要な部分を削ぎ落とす: 目的と読み手にとって本当に必要な情報だけを選び、論理的に配置します。
3. 表現を研ぎ澄ます: 一文を短く、具体的な言葉を選び、曖昧さや冗長さを排除します。

これらのステップは、文章作成前の準備段階から推敲の段階まで、一連のプロセスで意識することが重要です。最初から完璧を目指す必要はありません。まずは、ご自身のいつもの文章作成プロセスに、これらのステップを一つずつ取り入れてみてください。意識的に実践を重ねることで、短時間でも「伝わる」簡潔な文章を作成する力が身についていくでしょう。

簡潔な文章は、あなたの時間を節約するだけでなく、読み手の理解度と満足度を高め、円滑なビジネスコミュニケーションを実現する強力なツールとなります。ぜひ、今日から試してみていただければ幸いです。