複雑な情報もスッキリ整理！分かりやすい説明文の作成ステップ
伝わらない説明文に悩んでいませんか
ビジネスシーンでは、専門的な内容や複雑な状況について、相手に正確に分かりやすく伝える能力が非常に重要になります。報告書、企画書、マニュアル、あるいは普段のメールでの説明など、情報を「伝える」場面は多岐にわたります。
しかし、「一生懸命説明したのに、相手の反応が薄い」「結局何が言いたかったのか分からないと言われた」「後から誤解が生まれてしまった」といった経験をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。複雑な情報を分かりやすく伝えることは、多くのビジネスパーソンにとって共通の課題です。
分かりやすい説明文を作成することは、誤解を防ぎ、無駄なやり取りを減らし、円滑なコミュニケーションを促進するために不可欠です。これは特別な才能ではなく、いくつかのステップを踏むことで、誰でも身につけることができる技術です。
この記事では、複雑な情報でも相手に「なるほど」と理解してもらえるような、分かりやすい説明文を作成するための具体的なステップをご紹介します。
分かりやすい説明文を作成するための5つのステップ
複雑な情報を整理し、相手にスムーズに理解してもらうためには、いきなり書き始めるのではなく、いくつかの準備と工夫が必要です。ここでは、そのための5つのステップをご説明します。
ステップ1: 目的と読者を明確にする
文章を書く前に、まず「なぜこの説明をするのか」という目的と、「誰に向けて書くのか」という読者を明確に定義することが最も重要です。
- 目的の明確化: あなたが伝えたい情報を通じて、読者にどのような行動を取ってほしいのか、あるいは何を理解してほしいのかを考えます。例えば、状況報告で「現状を正確に把握してもらう」ことが目的なのか、提案書で「承認を得る」ことが目的なのかによって、盛り込むべき情報や強調すべき点は異なります。
- 読者の分析: 読者がその情報についてどの程度の知識を持っているか、どのような関心を持っているか、どのような立場で読むのかを想像します。専門用語が通じる相手なのか、予備知識が全くない相手なのかによって、説明の詳しさや言葉遣いを調整する必要があります。
目的と読者が明確になることで、伝えるべき情報の範囲や深さ、表現方法の方向性が定まります。
ステップ2: 情報を整理する
伝えたい情報が頭の中で整理されていないと、そのまま文章にしても読者には分かりにくくなってしまいます。次に、集めた情報を整理する作業を行います。
- 情報の書き出し: 伝えたいと思う要素を、思いつくまま全て書き出してみます。キーワードや箇条書きでも構いません。
- 分類と構造化: 書き出した情報を、関連性のあるもの同士でグループ分けします。そして、それらの情報にどのような関係性があるのか（原因と結果、全体と詳細、手順など）を考え、情報の構造を明らかにします。マインドマップやアウトラインプロセッサーを使うのも有効です。
- 取捨選択: 整理した情報の中から、ステップ1で明確にした目的と読者にとって本当に必要な情報を選び出します。不要な情報や、読者の混乱を招きそうな情報は思い切って削除します。
このステップで情報の全体像と骨子が固まります。
ステップ3: 構成を考える
整理した情報を、読者がスムーズに理解できる順番に並べます。どのような順序で情報を提供すれば、最も効率的かつ正確に伝わるかを考えます。
基本的な構成としては、以下のような流れが考えられます。
- 結論（または概要）を最初に: 最も伝えたいことや、文章全体の要約を最初に提示します。これにより、読者はこれからどのような情報が提供されるのかを把握しやすくなります。ビジネス文書では特に重要な原則です。
- 重要なことから順に: 結論を補足する詳細な情報や、読者が特に知りたいであろう情報を、重要度が高い順に配置します。
- 論理的な流れ: 原因→結果、問題提起→解決策、手順1→手順2→…のように、情報の関係性に基づいた論理的な流れを作ります。接続詞（「そのため」「一方で」「さらに」など）を適切に使うことで、情報のつながりを明確に示せます。
例えば、プロジェクトの進捗報告であれば、「結論（現状）」→「主な成果」→「課題」→「今後の予定」といった構成が考えられます。
ステップ4: 表現を工夫する
構成案に沿って実際に文章を作成する段階です。ここでは、読者が内容を理解しやすいように表現を工夫します。
- 平易な言葉遣い: 専門用語や業界特有の言葉は、読者が理解できない可能性があります。可能な限り一般的な言葉に言い換えるか、初めて出てくる際には簡単な説明を加えます。
- 一文を短く: 一文が長すぎると、主語と述語の関係が分かりにくくなったり、複数の情報が詰め込まれて混乱を招いたりします。句読点を活用して、一文に含まれる情報は一つか二つ程度に絞るように心がけます。
- （例）長い文：「この新しいシステムは、顧客の問い合わせ履歴を一元管理し、担当者が過去の対応状況を迅速に確認できるようにすることで、顧客満足度の向上に大きく貢献すると考えられています。」
- （修正例）短い文：「この新しいシステムは、顧客の問い合わせ履歴を一元管理できます。担当者は過去の対応状況を迅速に確認可能です。これにより、顧客満足度の向上に貢献すると考えられています。」
- 具体的な表現: 抽象的な表現だけでなく、具体的な例えや数字を用いることで、読者は内容をより具体的にイメージしやすくなります。「多数の」「多くの」といった曖昧な表現は、「〇件」「〇%」「〇名」のように具体的な数値に置き換えることを検討します。
- 箇条書きや図表の活用: 複雑な内容や並列的な情報を伝える際には、箇条書きやナンバリングが非常に有効です。情報の塊ごとに整理され、視覚的にも分かりやすくなります。必要に応じて、簡単な図や表を挿入することも、理解を助ける効果があります。
- 適切な接続詞: 文と文、段落と段落のつながりを明確にするために、接続詞を適切に使用します。これにより、文章全体の流れがスムーズになります。
ステップ5: 客観的な視点で推敲する
文章を書き終えたら、必ず読み返し、分かりにくい箇所がないかを確認します。書いている本人は内容を理解しているので、無意識のうちに説明不足になっていたり、論理の飛躍があったりする場合があります。
- 時間を置く: 書き終えてすぐに読み返すのではなく、少し時間をおいてから見直すと、より客観的に文章を見ることができます。
- 読者の立場で読む: この文章を初めて読む人になったつもりで、一文ずつ丁寧に読んでみます。「この言葉の意味は分かるか」「この説明で納得できるか」「なぜこうなるのか疑問はないか」といった視点でチェックします。
- 声に出して読む: 声に出して読むと、不自然な言い回しやリズムの悪い箇所に気づきやすくなります。
- 第三者に読んでもらう: 可能であれば、同僚など第三者に文章を読んでもらい、フィードバックをもらうのが最も効果的です。「ここが分かりにくかった」「この部分はもう少し詳しく説明してほしい」といった率直な意見は、文章改善の大きなヒントになります。
これらの推敲を通じて、独りよがりな文章になっていないかを確認し、読者にとって真に分かりやすい文章に磨き上げていきます。
まとめ
複雑な情報を分かりやすく伝えることは、ビジネスにおける信頼関係を築き、業務効率を高める上で非常に重要なスキルです。今回ご紹介した
- 目的と読者を明確にする
- 情報を整理する
- 構成を考える
- 表現を工夫する
- 客観的な視点で推敲する
という5つのステップは、どのような種類のビジネス文書にも応用できる基本的な考え方です。
これらのステップを意識して文章作成に取り組むことで、あなたの伝えたいことがより正確に、よりスムーズに相手に伝わるようになる効果が期待できます。最初は少し時間がかかるかもしれませんが、繰り返すうちに必ず慣れてくるはずです。「伝わる文章」は、意識と実践によって誰でも習得可能な技術です。ぜひ、日々の業務の中でこれらのステップを試してみてください。