毎日使う文章を効率化！「伝わる」テンプレート作成と活用のステップ
日々の業務で、同じような内容のメールや報告書を作成する機会は少なくないかと思います。例えば、進捗状況の報告、資料送付の連絡、会議日程の調整などです。これらの定型的な文章作成に、毎回ゼロから時間をかけてはいませんか。
実は、これらの時間を大幅に短縮しつつ、内容の抜け漏れを防ぎ、相手に確実に意図が伝わる文章を作成するための効果的な方法があります。それは、「テンプレート」を活用することです。
この記事では、誰でもすぐに実践できる、伝わるテンプレートの作成方法と、その効果的な活用ステップをご紹介します。定型業務の文章作成を効率化し、より重要な業務に時間を使えるようになりたいとお考えであれば、ぜひ参考にしてください。
なぜテンプレートが必要なのか？テンプレート活用のメリット
テンプレートを活用することには、いくつかの重要なメリットがあります。
- 時間の大幅な短縮: 毎回文章を一から考える必要がなくなり、作成にかかる時間を削減できます。
- 品質の安定と向上: 必須項目や伝えたいポイントがテンプレートに含まれているため、内容の抜け漏れや誤りを減らすことができます。常に一定の品質を保てます。
- 伝達力の向上: 伝わりやすい構成や表現をテンプレートに組み込んでおくことで、相手に正確に意図が伝わりやすくなります。
- 思考コストの削減: 「何を書こうか」「どう書けば伝わるか」と悩む時間が減り、文章作成への心理的な負担が軽減されます。
これらのメリットを享受するために、ただ文章を保存しておくだけでなく、「伝わる」ことを意識したテンプレートを作成することが重要です。
「伝わる」テンプレート作成のステップ
ここでは、実際に伝わるテンプレートを作成するための具体的なステップをご紹介します。
ステップ1：テンプレート化したい文章の種類を特定する
まずは、普段作成している文章の中で、どの種類をテンプレート化したいかを特定します。 例：
- 日々の進捗報告メール
- 資料を送付する際の添え状メール
- 会議や打ち合わせの日程調整メール
- 簡単な依頼や確認のメール
- 定型的な社内報告書（日報など）
特に、作成頻度が高いものや、毎回似たような内容になりがちなものを選ぶと、テンプレート化の効果を実感しやすいでしょう。
ステップ2：文章の目的と必須情報を洗い出す
次に、特定した文章が「誰に」「何を伝え」「相手にどうしてほしいか」という目的を明確にします。そして、その目的を達成するために最低限必要な情報は何なのかを洗い出します。
例：資料送付メールの場合 * 目的: 相手に資料が送付されたことを知らせ、内容を確認してもらい、必要であれば次の行動を促す。 * 必須情報: * 何の資料であるか（資料名） * 資料の入手方法（添付、URLなど） * 資料の内容概要（簡単に） * 相手にしてほしいこと（確認依頼、返信依頼、期日など） * 問い合わせ先
この洗い出しが、テンプレートの骨子となります。必須情報が漏れていると、どんなに丁寧な文章でも相手には不親切になってしまいます。
ステップ3：基本的な構成を考える
洗い出した必須情報をもとに、相手に最も伝わりやすい文章の構成を考えます。ビジネス文章では、一般的に結論や最も重要な情報を先に伝えることが推奨されます。
基本的な構成例：
- 件名: 内容がすぐにわかるように具体的に（テンプレートの件名には【〇〇の件】のように、後で追記する箇所を示す）
- 宛名: 〇〇様
- 挨拶/導入: いつもお世話になっております。/ご担当者様
- 結論/要点: 何の連絡か、最も伝えたいこと
- 詳細情報: 結論の根拠や詳細な情報、必須情報
- 相手への依頼/お願い: 確認依頼、回答依頼、期日など、相手に取ってほしい行動
- 結びの挨拶: 引き続きよろしくお願いいたします。
- 署名: 自分の所属・氏名
この構成に必須情報を当てはめていきます。例えば、資料送付メールなら「結論/要点」で「〇〇の資料をお送りします」と伝え、「詳細情報」で資料名や添付方法、概要を記載し、「相手への依頼/お願い」で「ご確認いただけますでしょうか」といった内容を入れます。
ステップ4：汎用的な表現を検討し、変更箇所を明確にする
テンプレートは様々な状況で使えるように汎用的な表現を心がけます。しかし、状況によって変更が必要な箇所が必ず出てきます。これらの「変更が必要な箇所」をテンプレート上で明確にしておきます。
例：
- 【宛名】株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
- 【日付】〇月〇日
- 〇〇の件でご連絡いたしました。【具体的な要件】
- 添付ファイル【ファイル名】をご確認ください。
- ご多忙のところ恐縮ですが、【期日】までにご回答いただけますでしょうか。
このように、後から追記・修正が必要な部分を【 】や（ ）などの記号で囲んでおくと、テンプレートを利用する際に「ここを書き換えれば良い」とすぐに分かります。補足として「【 】内は適宜修正してください」といった注意書きを加えても良いでしょう。
ステップ5：具体的な文章を作成し、調整する
ステップ1～4で考えた要素を組み合わせて、具体的なテンプレートの文章を作成します。作成したら、実際にその文章を読んでみて、以下の点を確認・調整します。
- 目的は明確に伝わるか？
- 必須情報に抜け漏れはないか？
- 構成は分かりやすいか？
- 誰が使っても誤解なく伝わる表現になっているか？
- 丁寧さと簡潔さのバランスは適切か？
可能であれば、同僚などに読んでもらい、客観的な意見をもらうことも有効です。「この部分は何を示しているの？」「〇〇の情報が足りない」といったフィードバックは、テンプレートの質を高めるのに役立ちます。
作成したテンプレートを効果的に活用するポイント
テンプレートは作成して終わりではありません。効果的に活用するためのポイントも確認しておきましょう。
ポイント1：状況に合わせて微調整する
テンプレートはあくまで「ひな形」です。送付する相手や状況によって、微調整を加えることが重要です。相手の状況を気遣う一文を加えたり、少し表現を変えたりすることで、定型的でありながらも「伝わる」温かみのある文章になります。テンプレートをそのままコピー＆ペーストするのではなく、「叩き台」として利用する意識を持つことが大切です。
ポイント2：保管場所を決め、すぐに使えるようにする
作成したテンプレートは、PCのデスクトップやクラウドストレージなど、すぐにアクセスできる場所に保管しておきます。メールソフトの「署名」機能や「定型文」機能に登録しておくのも便利です。チームで共通のテンプレートを使う場合は、共有フォルダなどを活用し、誰でも使える状態にしておきましょう。
ポイント3：定期的に見直し・改善する
業務内容やコミュニケーション方法は常に変化します。作成したテンプレートも、一度作ったらそれで終わりではなく、定期的に見直すことが推奨されます。使っていて不便を感じる点はないか、もっと伝わりやすくできないかなどを検討し、必要に応じて改善を加えていきましょう。チームで利用している場合は、使用感を共有し合う機会を設けるのも良い方法です。
まとめ
定型的なビジネス文章の作成は、テンプレートを活用することで劇的に効率化し、同時に伝達力を高めることができます。目的と必須情報を明確にし、伝わりやすい構成で、変更箇所を明確にしたテンプレートを作成することがポイントです。
作成したテンプレートは、状況に合わせて適切に調整しながら活用し、定期的に見直すことで、その効果を最大限に引き出すことができます。
ぜひこの記事でご紹介したステップを参考に、日々の文章作成にテンプレートを取り入れてみてください。きっと、文章作成にかかる時間を短縮し、よりストレスなく、正確に意図が伝わるコミュニケーションが実現できるでしょう。