相手を意識するだけで伝わる：ビジネス文章の書き分けステップ
同じ内容なのに、なぜか伝わらない？ビジネス文章の「読み手」の重要性
ビジネスシーンでは、メールや報告書、企画書など、様々な文章を作成する機会があります。同じ情報を伝えているつもりでも、「なぜか相手にうまく伝わらない」「意図が正確に理解されていないようだ」と感じることはありませんでしょうか。
その原因の一つに、「読み手を意識できていない」という点があります。文章を作成する際、私たちはつい「何を伝えたいか」に焦点を当てがちですが、「誰に伝えたいか」を十分に考慮しないと、相手にとって理解しづらい文章になってしまうことがあります。
読み手の知識レベル、立場、関心事、そして読む時間などが異なれば、最適な文章の構成や表現も変わってきます。本記事では、「誰に書くか」を意識することで、あなたの文章を格段に「伝わる」ものに変えるための具体的なステップをご紹介します。
伝わる文章に変える「書き分け」の4ステップ
相手に伝わる文章を作成するためには、読み手を深く理解し、それに合わせて文章を調整する「書き分け」の視点が不可欠です。ここでは、実践しやすい4つのステップをご紹介します。
ステップ1：誰に書くか（読み手）を明確にする
文章を作成する前に、まず最も重要なこととして、「この文章は誰が読むのか」を明確にしましょう。
- 読み手の基本属性： 部署、役職、社内外の関係者（顧客、取引先など）、専門性などを特定します。
- 読み手の関心事・知りたいこと： この文章を読むことで、読み手は何を知りたいと考えているでしょうか。何に関心を持っている可能性が高いでしょうか。
- 読み手の忙しさ・文章を読む時間： 読み手は日常的に多くの文章を読んでいるでしょうか。短時間で要点を掴む必要がある人か、時間をかけて詳細を確認できる人かなど、状況を推測します。
これらの点を具体的に考えることで、文章の方向性が定まります。例えば、同じプロジェクトの進捗報告でも、上司向けなのか、他部署のメンバー向けなのか、あるいは顧客向けなのかによって、盛り込むべき情報や詳しさは変わるはずです。
ステップ2：読み手に合わせた「情報の深さ・詳しさ」を調整する
ステップ1で明確にした読み手に合わせて、文章に含める情報のレベルと詳しさを調整します。
- 専門家向け vs 非専門家向け： 専門用語を使うべきか、分かりやすい言葉に置き換えるべきか判断します。読み手がその分野の専門家であれば詳細な技術情報を含めても理解できますが、非専門家であれば概要や結論に絞り、用語の説明を加える必要があります。
- 背景知識の必要性： 読み手が既に知っているであろう情報は簡潔に、知らない可能性のある背景知識は丁寧に説明します。
- 詳細なデータ vs 要約： 読み手が判断に必要な詳細データや根拠を求めている場合は具体的に記述し、全体像や結論だけを知りたい場合は要約を中心に構成します。
具体例：システム導入プロジェクトの進捗報告
- 開発部門リーダー向け： 使用技術、進捗率、課題の詳細、解決策の技術的な説明など、専門的な内容を詳しく記述します。
- 営業部門マネージャー向け： プロジェクト全体のスケジュールへの影響、顧客への説明に必要な要点、リスクとその対応策の概要など、ビジネス的な視点からの情報を中心に簡潔にまとめます。
このように、読み手の立場や専門性に合わせて情報の粒度を変えることが、伝わりやすさを高める鍵となります。
ステップ3：読み手に響く「構成・表現」を選ぶ
情報の深さだけでなく、文章の構成や言葉遣いも読み手によって調整が必要です。
- 構成の選択： 忙しい上司や結論を急ぐ相手には、まず結論を提示し、その後に根拠や詳細を述べる「PREP法」（Point, Reason, Example, Point）のような構成が推奨されます。一方、順序立てて説明する必要がある内容や、読み手が背景からじっくり理解したい場合には、時系列や論理的な順序で構成することも有効です。
- 表現と言葉遣い：
- 尊敬語・謙譲語： 読み手との関係性（上司、同僚、部下、社外）に応じて、適切な敬語を使用します。
- 丁寧さ・柔らかさ： お願いや依頼、断りなどの内容は、相手の立場や感情を考慮し、より丁寧で柔らかい表現を選ぶことが望ましいです。
- 説得力： 企画提案など、相手に行動を促したい文章では、メリットや効果を具体的に示し、根拠を丁寧に説明するなど、説得力を高める表現を意識します。
- 専門用語の使用： ステップ2とも関連しますが、読み手が理解できない専門用語は避け、平易な言葉で説明するか、使用しない選択をします。
具体例：他部署への協力を依頼するメール
- 普段から連携のある同僚向け： 目的と依頼内容を明確に、カジュアルさを交えながらも丁寧さを保ちます。「〜の件でご相談があります。つきましては、〜についてご協力いただけますでしょうか。」
- ほとんど関わりのない他部署の上司向け： 依頼に至った背景、目的、依頼内容、協力をお願いする理由、期待する効果などを、より丁重な言葉遣いで明確に記述します。相手の部署の忙しさにも配慮する一文を加えると丁寧です。「〇〇部の△△様にご協力のお願いがございます。弊社では現在〜を進めており、貴部署の〜の知見が不可欠と考えております。つきましては、大変恐縮ながら〜にご協力いただけないでしょうか。」
ステップ4：読み手の立場になって見直す
文章が完成したら、最後に「読み手になったつもり」で読み返してみましょう。
- 「もし自分がこの立場でこの文章を読んだら、何を知りたいだろうか？」
- 「文章の目的はすぐに理解できるか？」
- 「不明な点や疑問点は残らないか？」
- 「不要な情報が多くて、必要な情報が埋もれていないか？」
可能であれば、実際に読み手となり得る立場の人に事前に確認してもらうことも有効です。客観的な視点を取り入れることで、自分では気づけなかった改善点が見つかります。
まとめ：読み手を「意識する習慣」を身につける
ビジネス文章を「伝わる」ものにするためには、「誰に書くか」という読み手への意識が非常に重要です。今回ご紹介した 1. 誰に書くか（読み手）を明確にする 2. 読み手に合わせた「情報の深さ・詳しさ」を調整する 3. 読み手に響く「構成・表現」を選ぶ 4. 読み手の立場になって見直す
という4つのステップは、どれもすぐに実践できるものばかりです。
文章を作成する前に少し立ち止まり、「この文章の読み手は誰だろうか？」「その人は何を知りたいだろうか？」と考える習慣を身につけることから始めてみましょう。この小さな意識の変化が、あなたのビジネスコミュニケーションをより円滑で効果的なものに変えるはずです。