最終確認で「伝わる」を確実にする：ビジネス文章の推敲ステップ
文章作成の最終工程「推敲」の重要性
ビジネスシーンにおいて、意図が正確に伝わる文章は、業務効率を高め、誤解を防ぐ上で非常に重要です。メールや報告書など、日々の業務で多くの文章を作成されていることと思います。しかし、文章を書き上げた後、「これで本当に伝わるだろうか」「どこか不自然な箇所はないか」と不安を感じることはないでしょうか。
多くの場合、文章作成は内容を考え、構成を練り、書き出すという工程に注力されます。しかし、文章が完成した後に行う「推敲（すいこう）」と「校正（こうせい）」こそが、「伝わる」文章に磨き上げるための不可欠なステップです。
推敲とは、文章全体を読み返し、表現や構成をより適切にする作業を指します。一方、校正は誤字脱字や文法ミス、表記のゆれなどを修正する作業です。これら最終確認の工程を丁寧に行うことで、文章の精度は飛躍的に向上し、読み手への伝わり方が大きく変わります。
ここでは、短時間でも効果的に行える、ビジネス文章の推敲・校正ステップをご紹介します。
効果的な推敲を行うためのステップ
書いた文章を「伝わる」ものにするためには、いくつかの視点から見直すことが有効です。以下に具体的なステップをご紹介します。
ステップ1：時間を置いてから読み返す
文章を書き終えた直後は、内容を深く理解しているため、不備に気づきにくいものです。可能であれば、数十分でも良いので時間を置いてから読み返しましょう。Freshな視点で見直すことで、書き終えた時には見えなかった改善点が見えてくることがあります。
ステップ2：声に出して読んでみる
文章を目で追うだけでは気づきにくい、不自然な言い回しやリズムの悪さは、声に出して読むことで発見しやすくなります。音読することで、文章の流れや句読点の位置が適切か、読み手がスムーズに理解できる文章になっているかを確認できます。
ステップ3：第三者の視点を意識する
書いた文章は、書き手にとっては当たり前の情報でも、読み手にとってはそうでない場合があります。自分が読み手の立場になったつもりで、以下の点を確認してみましょう。
- この文章の目的は何か、明確に伝わるか
- 難しい専門用語や業界用語を使っていないか、必要であれば解説があるか
- 結論や最も伝えたいメッセージは明確か
- 必要な情報が網羅されているか、あるいは不要な情報が含まれていないか
- 論理的なつながりは自然か
同僚や上司など、可能であれば実際に第三者に読んでもらい、フィードバックをもらうことも非常に有効です。
ステップ4：具体的なチェックポイントを確認する
文章全体を見直すだけでなく、具体的なチェックポイントに沿って確認することで、精度を高めることができます。
- 誤字脱字・変換ミス: 基本中の基本です。ツールによるチェックも有効ですが、最終的には自身の目で確認することが重要です。
- 表記のゆれ: 同じ意味の言葉でも、「行う/おこなう」「下さい/ください」など、送り仮名やひらがな・漢字の使い分けが混在していないか確認します。統一されている方が、文章全体として整って見えます。
- 主語と述語のねじれ: 文が長くなると、主語と述語の関係が曖昧になることがあります。「〇〇は〜ですが、△△が〜」のように、主語と述語が対応しているか確認します。
- 重複表現・冗長な言い回し: 「まず初めに」「全て一任する」など、意味が重複している表現や、「〜という形になります」「〜させて頂く」などの冗長な表現は、可能な限りシンプルにします。簡潔な表現は、伝えたい内容をより際立たせます。
- 曖昧な表現: 「後日」「担当者」「〜だと思います」など、具体的でない表現は、可能な限り明確にします。「〇月〇日」「〇〇部の山田」「〜と判断しました」のように具体的にすることで、誤解を防ぎます。
- 接続詞: 前後の文脈の関係を正しく示せているか確認します。不適切な接続詞は、文章の流れを不自然にし、読み手を混乱させることがあります。
ツールを活用する
近年は、文章校正ツールやスペルチェック機能を持つワープロソフトなど、推敲・校正を支援する様々なツールがあります。これらのツールを補助的に活用することで、人的ミスを減らし、効率的に文章の質を高めることが期待できます。ただし、ツールはあくまで補助であり、最終的な判断や表現の適切さは自身で確認することが不可欠です。
まとめ：「伝わる」文章は最終確認で決まる
ビジネス文章の作成において、推敲と校正は決して省略できない重要な工程です。時間を置いて見直す、音読する、第三者の視点を持つ、そして具体的なチェックポイントを確認するというステップを実践することで、誤りや不明瞭な箇所を減らし、読み手に正確に意図が伝わる文章に仕上げることができます。
これらのステップは、慣れてしまえば短時間で行うことが可能です。日々の文章作成に推敲の習慣を取り入れ、より「伝わる」ビジネスコミュニケーションを目指しましょう。